CM 21 luglio 2000, n. 187 Istruzioni amministrativo-contabili per le istituzioni che acquistano personalità giuridica a decorrere dal 1° settembre 2000

Circolare Ministeriale 6 settembre 2000, n. 211

Prot. n. 66/segr.

Oggetto: C.M. 187 del 21 luglio 2000 recante Istruzioni amministrativo-contabili per le istituzioni che acquistano personalità giuridica a decorrere dal 1° settembre 2000. Precisazioni

Sono stati formulati allo scrivente Servizio alcuni quesiti in merito alle disposizioni impartite con circolare 21 luglio 2000, n. 187, avente per oggetto istruzioni amministrativo-contabili per le istituzioni scolastiche che acquistano la personalità giuridica a decorrere dal 1° settembre 2000.

In particolare è stato chiesto di conoscere se una istituzione che acquisisce, ovvero che cede, un plesso scolastico o una sezione debba provvedere alla chiusura della contabilità oppure può continuare la gestione annotando le variazioni intervenute alla data del 1° settembre 2000.

In proposito si richiama l’attenzione sul contenuto del primo paragrafo della citata C.M. 187/2000, per ribadire che le operazioni di chiusura della contabilità riguardano esclusivamente i casi nei quali viene a costituirsi, per effetto del processo di unificazione, una nuova istituzione. Non si dovrà procedere alla chiusura della contabilità nei casi in cui l’istituzione, anche se oggetto di modifica per incremento o diminuzione di plessi o sezioni, continua a sussistere senza alcuna modifica nella propria configurazione giuridica.

Per una migliore comprensione di tale assunto si rappresentano, qui di seguito, alcuni casi specifici che possono essere determinati dal processo di che trattasi:

Una scuola media, nell’ambito del piano di dimensionamento, acquisisce un plesso di scuola elementare ceduto da una direzione didattica che conserva il precedente assetto autonomo e la personalità giuridica. In tale ipotesi si determina la nascita di un Istituto Comprensivo, costituito dalla preesistente scuola media e dal plesso di scuola elementare, nonché la conferma del Circolo didattico. In questa circostanza si avrà la chiusura della contabilità solamente per la scuola media che cambia denominazione e configurazione giuridica. Il Circolo didattico, di converso, annoterà nelle proprie scritture contabili le variazioni economiche determinate dalla cessione di beni patrimoniali e finanziari alla scuola media.
Due Istituti tecnici vengono unificati dal 1° settembre 2000 in un unico Istituto di Istruzione Secondaria Superiore. In questo caso entrambi gli istituti provvedono alla chiusura della contabilità così come previsto dalla citata C.M. 187 del 21 luglio 2000.
Un Istituto Professionale per l’Agricoltura viene unificato con sezioni staccate e sedi coordinate di altre scuole di istruzione secondaria di secondo grado ed assume la configurazione giuridica di Istituto di Istruzione Secondaria Superiore. In questa ipotesi si ha la nascita di un nuovo soggetto giuridico e, conseguentemente, occorrerà chiudere la contabilità dell’Istituto Professionale per l’Agricoltura al 31 agosto 2000 ed impiantarne una intestata alla nuova Istituzione, mentre le scuole cedenti annoteranno esclusivamente nelle proprie scritture l’entità dei beni patrimoniali e finanziari conferiti.

Circolare Ministeriale 21 luglio 2000, n. 187

Prot. n.51/segr.

Oggetto: Istruzioni amministrativo-contabili per le istituzioni che acquistano personalità giuridica a decorrere dal 1° settembre 2000

Il dimensionamento delle istituzioni scolastiche, conseguente all’applicazione del D.P.R. 18 giugno 1998, n. 233, comporta l’attribuzione, con decorrenza 1° settembre 2000, della personalità giuridica a tutte le istituzioni scolastiche.

L’art. 14 del D.P.R. 8 marzo 1999, n. 275, avente per oggetto “Regolamento recante norme in materia di autonomia delle istituzioni scolastiche, ai sensi dell’art. 21, della legge 15 marzo 1997, n. 59”, al comma 3, prevede che, per quanto attiene all’amministrazione ed alla gestione del bilancio e dei beni, le istituzioni scolastiche provvedono in conformità a quanto stabilito dal Regolamento di contabilità, di cui ai commi 1 e 14 della medesima legge n. 59/1997. Il successivo comma 6 stabilisce, poi, che, nell’eventualità che alla data del 1° settembre 2000, non sia stato adottato il predetto Regolamento, nelle more della sua adozione, alle istituzioni scolastiche seguitano ad applicarsi gli articoli 26, 27, 28 e 29 del testo unico approvato con D.L.vo n. 297/1994.

Ciò premesso, in attesa del perfezionamento del predetto regolamento di contabilità, si ravvisa l’esigenza di fornire alcune precisazioni in ordine agli adempimenti amministativo-contabili a carico delle istituzioni scolastiche unificate per effetto dei piani di dimensionamento, con la precisazione che esse, in ogni caso, non riguardano le istituzioni scolastiche già dotate di autonomia amministrativa e di personalità giuridica, che non siano comprese tra quelle cessanti, per effetto dei piani di dimensionamento. In merito appare, altresì, opportuno precisare che dette istituzioni, mantengono l’autonomia organizzativa ed istituzionale che ne disciplina il funzionamento alla data del prossimo 31 agosto.

Chiusura della contabilità finanziaria

Le operazioni di chiusura della contabilità finanziaria riguardano tutte le istituzioni scolastiche interessate dal processo di unificazione e che, pertanto, confluiscono nella nuova entità scolastica autonoma e dotata di personalità giuridica.

Conseguentemente, ai fini della chiusura della contabilità finanziaria, le scuole cessanti debbono provvedere ai seguenti adempimenti:

chiusura della contabilità riguardante tutti gli aspetti della gestione finanziaria e patrimoniale , e determinazione delle consistenze attive e passive (c/c bancario, c/c postale, giornale di cassa, partitario delle entrate e delle spese, registro dell’inventario, fondo delle minute spese, consuntivo per il periodo 1/1 – 31/8, ecc.), che costituiranno la documentazione che accompagnerà in seguito il conferimento delle consistenze medesime alla scuola subentrante;

richiamo dall’istituto cassiere dei mandati e delle reversali non estinti alla data del 31 agosto e relativo annullamento per la successiva riemissione da parte della scuola subentrante. Di tale operazione deve esserne data informazione ai rispettivi creditori e debitori con l’indicazione della scuola subentrante.

In caso di unificazione di sezioni staccate o sedi coordinate o di alcune classi riferite ad altre scuole, l’istituto cedente trasferisce la quota parte delle risorse finanziarie, di cassa e di competenza, riferibili alle classi cedute.

Adempimenti delle istituzioni scolastiche subentranti

E’ di tutta evidenza che il 1° settembre 2000 segna l’avvio di una gestione nuova per ciascuna istituzione scolastica derivante dall’unificazione di più scuole preesistenti, con l’onere di attivare “ex novo” tutte le scritture di rilevazione, facendo astrazione da eventuali precedenti, che dovranno essere assunti necessariamente come sopra specificato.

In ogni caso, al fine di evitare interruzioni del servizio di cassa, la scuola subentrante, ancorché derivante da una scuola preesistente, al 1° settembre deve curare che presso l’istituto cassiere – la cui individuazione è di competenza del dirigente scolastico – sia aperto un nuovo conto corrente, sul quale bisogna operare e fare confluire, anche tutti i conferimenti delle scuole cessate.

E’ opportuno che la scelta dell’istituto cassiere, almeno nella prima fase di avvio della nuova gestione amministrativo-contabile, cada sull’istituto che gestisce il servizio per conto di una delle istituzioni scolastiche cessate. Ciò, al fine di non incorrere in possibili ritardi connessi con la stipula di nuove convenzioni di cassa.

Convenzione per il servizio di cassa

Sono in corso da parte dello scrivente Servizio contatti con l’ABI, al fine di concordare uno schema di convenzione per il servizio di cassa che sia correlato alla nuova dimensione della gestione amministrativa e contabile.

In relazione a quanto sopra, si suggerisce di soprassedere dal concordare eventuali nuove convenzioni con gli istituti cassieri o sollecitare l’applicazione di diverse condizioni, con riferimento allo schema allegato alla circolare ministeriale n. 333, prot. 4687, del 20 novembre 1985. Ciò, in attesa di pervenire, ove possibile, all’unificazione delle condizioni, fatte comunque salve eventuali clausole di maggior favore che, successivamente alla definizione dello schema nazionale, potranno essere conseguite a livello locale.

Trasferimento di gestione tra i dirigenti scolastici: verbale di consegna.

L’attribuzione dell’autonomia scolastica e della personalità giuridica a tutte le istituzioni scolastiche derivate dall’applicazione delle norme sul dimensionamento, di cui al citato D.P.R. n. 233/1998, rende, inoltre, cogente una serie di adempimenti connessi con il trasferimento di gestione tra i dirigenti scolastici per quanto attiene alla rilevazione amministrativa, contabile e patrimoniale ed al conferimento delle liquidità e dei beni mobili, ed eventualmente immobili, in dotazione alle scuole cessate.

In particolare, occorrerà provvedere alla ricognizione dei beni con l’ intervento del consegnatario uscente e di quello subentrante, dandone atto con apposito processo verbale.

Disposizioni particolari saranno impartite per il trasferimento dei beni dalle istituzioni scolastiche cessanti non dotate di personalità giuridica alle nuove scuole subentranti, tenuto conto che, al riguardo, sono in corso le necessarie intese con il Ministero del Tesoro, bilancio e programmazione economica – Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato.

Gestione quadrimestre: 1°settembre – 31 dicembre 2000.

Fermi restando tutti gli adempimenti più sopra indicati per l’avvio della gestione e l’impianto della contabilità dal 1° settembre 2000, ciascuna istituzione scolastica dovrà comprendere le entrate e le spese relative al quadrimestre settembre-dicembre 2000 nei movimenti riferiti all’esercizio finanziario dell’anno 2001, che comprenderà, pertanto, sedici mesi di attività.

A tal fine saranno date specifiche indicazioni con le disposizioni esplicative per la redazione del bilancio di previsione 2001.

Ulteriori adempimenti

Con successive circolari si provvederà a dare gli opportuni chiarimenti, sia per quanto attiene all’approvazione del conto consuntivo predisposto dalle scuole cessanti al 31 agosto 2000, sia per quanto concerne la regolazione dei rapporti con i Revisori dei conti in carica, i quali dovranno essere sostituiti dal Collegio dei revisori dei conti, giusta quanto previsto nello schema del “regolamento di contabilità”, in corso di perfezionamento.

Determinazione dei limiti di pagamento e dei flussi di spesa, ai sensi del D.m. n. 93 dell’8 aprile 1999

Ciascuna istituzione scolastica, derivante dall’unificazione di più scuole preesistenti, ai fini della determinazione dei limiti dei pagamenti e della giacenza di cassa per l’anno 2000, dovrà riprodurre una scheda di monitoraggio, conforme al fac-simile allegato alla circolare 7 marzo 2000, n. 55, tenendo conto delle indicazioni fornite per la relativa compilazione con la circolare medesima. Le scuole preesistenti, che sono tenute a trasmettere copia della propria scheda, riferita al medesimo anno, avranno cura di aggiornare la parte II della stessa con i dati rilevati al 31 agosto 2000.

I Direttori degli Uffici regionali sperimentali della Liguria, Lombardia, Sicilia e Toscana, ove ne ravvisino l’esigenza, provvederanno direttamente a dare opportune istruzioni integrative, al fine di armonizzare il contenuto della presente circolare con eventuali disposizioni già impartite sullo specifico argomento.

Copia della presente circolare dovrà essere riprodotta a cura dei Provveditori agli studi e trasmessa alle istituzioni scolastiche.

Per ulteriori informazioni, le SS. LL. possono contattare il Dr. Giovanni RAPISARDA al seguente numero telefonico: 06/58495153 – Fax: 06/5899970.