CM n. 84 del 31 marzo 1999 – autocertificazioni

Circolare Ministeriale 31 marzo 1999, n. 84

Prot. n. 344/N

Oggetto: Autocertificazione

Vengono segnalate, per le vie brevi, incertezze in ordine all’applicazione delle norme relative all’autocertificazione, incertezze per sovvenire alle quali si ritiene opportuno riportare, di seguito, un breve vademecum che, pur se non esaustivo di tutte le problematiche connesse all’argomento, può costituire un valido ausilio per gli operatori.

Ciò premesso, è utile sottolineare come l’origine della autocertificazione è da ricondursi alla legge 4 gennaio 1968 n. 15 – Norme sulla documentazione amministrativa e sulla legalizzazione e autenticazione di firma cui poi hanno fatto seguito:

Alla luce, pertanto, della precitata normativa primaria sulle autocertificazioni, i cittadini, nei rapporti con le Pubbliche Amministrazioni (ministeri, università provveditorati agli studi, uffici finanziari, uffici tecnici erariali, uffici collocamento, prefetture, questure, regioni, province, comuni aziende sanitarie locali, ospedali militari e civili ecc.), e con gli esercenti pubblici servizi (poste, Enel, Italgas, Acea, Ferrovie, Telecom ecc.), possono sostituire, con dichiarazioni sottoscritte dall’interessato senza alcuna necessità di autenticazione della firma la seguente documentazione: luogo e data di nascita, residenza, cittadinanza, godimento di diritti politici, stato di celibe, coniugato o vedovo, stato di famiglia, esistenza in vita, nascita di figlio, decesso del coniuge, dell’ascendente o discendente, posizione agli effetti degli obblighi militari iscrizione in albi o elenchi tenuti dalla pubblica amministrazione (Art. 2 legge 4/1/1968 n. 15 per come modificato dall’art. 3 – comma 10 della legge 15/5/1997 n. 127).

Nei rapporti con le pubbliche amministrazioni (tutte le amministrazioni dello stato, ivi compresi gli istituti e le scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative, le aziende e amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo, le regioni, le province i comuni, le comunità montane e loro consorzi e associazioni, le istituzioni universitarie, gli istituti autonomi delle case popolari, le camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura e loro associazioni, tutti gli enti pubblici non nazionali) e con i concessionari di pubblici servizi, i cittadini, oltre a quanto previsto dalla legge 4/1/1968 n. 15 e sopra riportato, possono documentare mediante dichiarazioni sostitutive di notorietà, senza alcuna necessità di autenticazione della sottoscrizione, i seguenti stati, fatti e qualità personali:

a) titolo di studio o qualifica professionale posseduta, esami sostenuti titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica;

b) situazione reddituale o economica, anche ai fini della concessione di benefici e vantaggi di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali, assolvimento di speciali obblighi contributivi con l’indicazione dell’ammontare corrisposto, possesso e numero del codice fiscale, della partita Iva e di qualsiasi dato presente nell’archivio dell’anagrafe tributaria e inerente all’interessato;

c) stato di disoccupazione, qualità di pensionato e categoria di pensione, qualità di studente o di casalinga;

d) qualità di legale rappresentate di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili;

e) iscrizioni presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo;

f) tutte le posizioni relative all’adempimento degli obblighi militari, comprese quelle di cui all’art. 77 del dpr 14/2/1964 n. 237, come modificato dall’art. 22 della legge 24/12/1986 n. 958;

g) di non aver riportato condanne penali;

h) qualità di vivenza a carico;

i) tutti i dati a diretta conoscenza dell’interessato contenuti nei registri dello stato civile (art. 2 – legge 4/1/1968 n. 15 e artt. 1 e seguenti del dpr 20/10/1998.

Le suddette dichiarazioni sostitutive di notorietà, concernenti fatti, stati e qualità personali a diretta conoscenza dei singoli, possono essere sostituite da dichiarazione sostitutiva resa e sottoscritta dinanzi al funzionario competente a ricevere la documentazione, o dinanzi ad un notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco, il quale provvede alla autenticazione ai sensi dell’art.20 della legge 4/1/1968 n.15.

Quando la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà è resa ad impresa di gestione di servizi pubblici, sottoscrive l’autentica il funzionario incaricato dal rappresentante legale dell’impresa.

La dichiarazione che il dichiarante rende nel proprio interesse può riguardare anche stati, fatti e qualità personali relativi ad altri soggetti di cui egli abbia diretta conoscenza. Inoltre, tale dichiarazione può riguardare anche la conoscenza del fatto che la copia di una pubblicazione è conforme all’originale.

Le predette dichiarazioni sostitutive possono essere anche contestuali alle istanze cui si riferiscono e sono sottoscritte dall’interessato in presenza di tale addetto. (Art. 4 legge 4/V1968 n. 15 art. 3 – comma 9 legge 15/5/1997 n. 127 e art. 3 dpr 20/10/1998 p. 403).

Sanzioni: le dichiarazioni mendaci, le falsità negli atti e l’uso di atti falsi nei casi previsti dalle precitate leggi sono punibili ai sensi del codice penale e dalle leggi special) in materia. (Art.26 legge 16/1/1968 n.15 – art.3 – comma 10 legge 15/5/1997 n.127 – art.2 legge 16/ó/1998 n. 191).

Inoltre, qualora dai controlli effettuati dall’amministrazione emerga la non validità del contenuto della dichiarazione, fermo quanto indicato dall’art. 26 della legge 4/1/1968 n. 15, il dichiarante decade dai benefici eventualmente conseguenti al provvedimento emanato sulla base della dichiarazione non veritiera (Art. 11 – comma 3 del dpr 20/10/1998 n. 403).

Sintetizzando quanto sopra in merito alla certificazione, si ritiene utile riportare alcune altre utili indicazioni operative, desumibili dalla normative indicate in premessa.

1) Autenticazione di copie.
L’autenticazione delle copie di atti e documenti da produrre alla pubblica amministrazione, nonché ai gestori o esercenti di pubblici servizi, può essere fatta oltre che dal pubblico ufficiale dal quale è stato emesso o presso il quale è depositato l’originale, dal notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco, anche da quello presso il quale deve essere prodotto il documento, previa esibizione dell’originale e della sue fotocopia (Art. 14 – legge 4/1/1968 n.15).

2) Domande di partecipazione a concorsi delle amministrazioni pubbliche.
È vietato chiedere l’autenticazione delle domande di partecipazione a selezioni per l’assunzione, a qualsiasi titolo nelle pubbliche amministrazioni nonché a esami per il conseguimento di abilitazioni, diplomi o titoli culturali (Art. 3 – comma 5 legge 15/5/1997 n. 127 e art. 2 comma 8 legge 16/6/1998 n.191).

3) Fotografie.
Qualora le fotografie, richieste per il rilascio di documenti personali siano esibite personalmente dall’interessato, le medesime sono legalizzate direttamente dall’ufficio ricevente (Art.2 – comma 7 – legge 15/5/1997 n.127).

4) Istanze dirette a pubbliche amministrazioni.
La sottoscrizione di istanze da produrre agli organi della pubblica amministrazione e ai gestori o esercenti di pubblici servizi, se avviene in presenza del personale addetto o se l’istanza è accompagnata dalla fotocopia, anche non autenticata, di un documento di identità del sottoscrittore, non è soggetta ad autenticazione, anche se contengono dichiarazioni sostitutive rese ai sensi degli articoli 3 e 4 della legge 4/1/1968 n. 15. L’istanza e la copia fotostatica del documento possono essere inviate per via telematica (Art. 3 – comma 11 – legge 15/5/1997 n. 127 – Art. 2 – commi 10 e 11 legge 16/6/1998 n.191).

5) Istanze che comportino o consentano, per l’attestazione di dati personali, l’esibizione di documenti di riconoscimento.
I dati relativi al cognome, nome, luogo e data di nascita, cittadinanza, stato civile e residenza, attestati in validi documenti di riconoscimento, hanno lo stesso valve probatorio dei corrispondenti certificati. Se all’atto della presentazione di una istanza è prevista l’esibizione di un documento di riconoscimento, è fatto divieto alle amministrazioni pubbliche e ai gestori 0 esercenti di pubblici servizi richiedere certificati attestanti stato o fatti contenuti nel documento di riconoscimento esibito, salvo la facoltà della verifica nel corso del procedimento, della veridicità dei dati contenuti nel documento di identità e, se non corrispondenti, l’applicazione delle sanzioni penali previste dall’art. 489 del codice penale. Il rifiuto del dipendente addetto di accettare tale documentazione costituisce violazione dei doveri d’ufficio (Art. 3 – comma 1 – legge 15/5/1997 n. 127 e art. 7 dpr 20/10/1998 n.403).

6) Validità dei certificati.
I certificati rilasciati dalle pubbliche amministrazioni, attestanti stati e fatti personali non soggetti a modificazione, hanno validità illimitata. Le restanti certificazioni hanno validità di sei mesi dalla data di rilascio, salvo che disposizioni di legge o regolamentari prevedano validità superiore. I certificati anagrafici e di stato civile, gli estratti e le copie integrali degli atti di stato civile sono ammessi dalle pubbliche amministrazioni nonché, dai gestori o esercenti di pubblici servizi anche oltre il termine di validità previa dichiarazione, da parte dell’interessato in fondo al certificato, che le informazioni contenute non hanno subito variazioni dalla data del rilascio. Il procedimento per il quale gli atti certificativi sono richiesti deve avere comunque corso, una volta acquisita la dichiarazione dell’interessato. L’amministrazione ha facoltà di verificare l’autenticità dell’attestazione e, in caso di false dichiarazione, si applicano le sanzioni penali previste dall’art. 26 della legge 15/1/1968 n. 15 (Art. 195 del rd 9/7/1939 n. 1238 – Art. 2 commi 3 e 4 della legge 15/5/1997 n.127 e art.2 – commi 2 e 3 – legge 16/6/1998 n.191).